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哈尔滨市政府采购中心现有工作人员23人,下设办公室、信息部、采购一部、采购二部、采购三部、合同监督部六个部门,现将各部门的职能分工情况介绍如下。
信息部: 主要负责政府采购委托协议的签订工作,一次签订订3年;负责政府采购软件的维护管理工作;负责采购计划单的接收、信息录入工作;供应商登记维护及日常管理工作;政府采购网站维护管理工作;协议供货信息库的更新维护工作;政府采购数据报表的综合统计、分析工作;大屏幕日常维护、信息发布工作;负责对开标、评标的录像监控工作;数据库数据备份、网上计算机病毒的防杀等。
采购一部: 主要负责接收采购计划单;聘请专家同采购人落实采购需求;编制公开招标、竞争性谈判和复杂项目的询价采购文件及发布采购公告;负责评标办法的制定、落实采购政策。
采购二部: 主要负责接受采购一部的采购资料;按招标文件的要求组织召开标前答疑会;组织开标及评标工作;确定中标(成交)供应商;发放中标通知书及解答质疑投诉。
采购三部: 主要负责接受协议采购、网上询价采购和单一来源采购三类政府采购计划单;同采购人联系落实采购需求;编制网上询价和单一来源采购文件;聘请专家确定成交供应商;审查采购合同;办理验收付款手续。
合同监督部: 主要负责接受采购二部的采购资料;审查并签订政府采购合同;审核政府采购验收结算书并办理资金结算手续;负责接受电子商务部转来的档案;对采购中心内档案审核装订成册进行保管;对大宗采购项目进行履约验收和回访。
办公室: 主要负责接受上级部门公文的收发、传阅、落实归档工作;负责对外联系和接待工作;负责中心党务、综合性文字、材料、财务、人事、劳资、投标及履约保证金的收付管理;采购相关资料的取送传递;固定资产的管理及办公用品发放管理;后勤、印章、车辆、劳动纪律考核及日常安全等工作。
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